Wat moet er op een factuur staan?

Een correcte factuur zorgt dat je sneller betaald krijgt en dat je klant de btw kan terugvragen. De Belastingdienst stelt duidelijke eisen. Gebruik deze checklist.

Verplichte gegevens

• Je naam en adres (zoals ingeschreven bij de KvK)
• De naam en het adres van je klant
• Je KvK-nummer
• Je btw-identificatienummer
• De factuurdatum
• Een uniek, opeenvolgend factuurnummer
• Een duidelijke omschrijving van wat je hebt geleverd, met hoeveelheid
• De datum van de levering of dienst (als die afwijkt van de factuurdatum)
• Het bedrag exclusief btw
• Het btw-tarief en het btw-bedrag per tarief
• Bij verlegde btw: de vermelding “btw verlegd” en het btw-nummer van je klant

Factuurnummers

Je facturen moeten een doorlopende nummering hebben, en elk nummer mag maar één keer voorkomen. Je mag zelf een systeem kiezen, bijvoorbeeld 2026-001, 2026-002 enzovoort. Een gat of dubbel nummer moet je herstellen, anders kan je klant de btw niet aftrekken.

De vereenvoudigde factuur

Is het totaalbedrag niet hoger dan € 100 inclusief btw, of gaat het om een creditfactuur? Dan mag je een vereenvoudigde factuur sturen met minder gegevens: de factuurdatum, jouw naam, een omschrijving, het btw-bedrag (of de gegevens om dat te berekenen) en bij een creditfactuur een verwijzing naar de oorspronkelijke factuur.

Moet ik altijd een factuur sturen?

Aan ondernemers moet je altijd een factuur sturen. Aan particulieren is dat meestal niet verplicht, maar je moet je omzet wel kunnen aantonen. Er zijn uitzonderingen: bij bijvoorbeeld werk aan een woning ben je ook tegenover een particulier verplicht te factureren.

Betaaltermijn

Zet altijd een duidelijke uiterste betaaldatum op je factuur. Heb je niets afgesproken, dan geldt wettelijk een termijn van 30 dagen. Tussen bedrijven mag je afspreken dat je maximaal 60 dagen de tijd geeft. Factureert een groot bedrijf aan een mkb’er, dan geldt maximaal 30 dagen.

Bewaren

Je moet al je verstuurde en ontvangen facturen 7 jaar bewaren. Digitaal bewaren mag, zolang ze leesbaar en controleerbaar blijven. Een digitaal ontvangen factuur bewaar je ook digitaal.

Dit artikel geeft algemene informatie op basis van de regels en bedragen voor 2026. Het is geen persoonlijk advies. Regels en bedragen kunnen veranderen; controleer bij twijfel de website van de Belastingdienst of neem contact met ons op.

Lees ook